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Rôles et permissions d’utilisateur
PROTÈGENT VOS DONNÉES COMMERCIALES CRITIQUES
L’assignation des permissions d’utilisateurs et l’une des plus importantes fonctionnalité de sécurité pouvant être déployée avec Act!. Donner un accès administrateur à l’ensemble de vos utilisateurs peut sembler pratique au début, mais mène rarement à un résultat heureux étant donné le côté risqué de cette pratique. La section qui suit explique les rôles de sécurité permettant de protéger votre base de données.
Pour comprendre le fonctionnement de la sécurité de la base de données Act! , il est important de penser qu’elle est appliquée à quatre niveaux différents pour contrôler l’accès aux données :
1. Au niveau de la base de données avec les identifiants de connexion
2. Au niveau de l’utilisateur avec les rôles de sécurité
3. Au niveau du contact avec un accès limité et privé
4. Au niveau du champ avec des autorisations de lecture et d’écriture.
Bien que chaque niveau de sécurité réponde à des objectifs différents, l’un des niveaux de sécurité les plus importants de cette liste est l’attribution des autorisations utilisateur. Lorsqu’une base de données est créée, le premier utilisateur doit toujours avoir un accès administrateur. D’autres utilisateurs doivent être affectés en fonction de leur expérience, de leurs responsabilités, de leur poste de gestion et de leur rôle de maintenance de la base de données. Les permissions de l’administrateur peuvent sembler pratique au premier abord, mais elles créent de nombreux risques pour les propriétaires d’entreprise, notamment la perte et l’utilisation abusive de données.
La section suivante décrit brièvement les rôles de sécurité comme moyen de protéger votre base de données.
Rôles de sécurité des utilisateurs
Les six (6) rôles de sécurité sont: Administrateur, Responsable, Standard, Restreint, Lecteur et Gestionnaire de système. Donnez à vos utilisateurs le rôle correspondant aux fonctions qu’ils doivent accomplir dans le cadre de leur travail.
Les permissions permettent aux utilisateurs Standard ou Responsable d’avoir accès à des fonctionnalités additionnelles pour effectuer certaines tâches.
Administrateur – Il s’agit du plus haut rôle de sécurité de Act!. Les utilisateurs ayant ce rôle ont accès à toutes les fonctionnalités et à tous les contacts publics ou d’accès limité. Les utilisateurs en charge de gérer la base de données, assurer la sécurité des données, ajouter/supprimer des utilisateurs, devraient être des Administrateurs.
Responsable – Possède un accès à toutes les fonctionnalités, sauf la gestion des utilisateurs, la suppression de base de données et politiques de mot de passe. Le rôle de responsable peut être étendu en ajoutant ou retirant certaines permissions individuellement à l’utilisateur. Les responsables ont accès à tous les contacts publics. Les utilisateurs ayant besoin de gérer une équipe, modifier la base de données, gérer les enregistrements appartenant à d’autres utilisateurs, créer/éditer des mises en pages, importer/exporter des données, gérer les types d’activités personnalisées, ou mettre à jour les informations de produits devraient être des responsables.
Standard – Représente l’utilisateur typique. Les utilisateurs standards ont accès à la plupart des fonctionnalités de l’application. Le rôle standard peut être étendu en ajoutant ou retirant certaines permissions individuellement à l’utilisateur. Les utilisateurs standards ont accès aux contacts publics et leurs contacts privés. Les utilisateurs effectuant une variété de tâches, incluant la création/modification de modèles de publipostage et de rapports, mais n’ayant pas besoin de modifier ou entretenir la base de données devraient avoir le rôle standard.
Restreint – Peuvent seulement accéder les fonctionnalités de base. Les utilisateurs restreints n’ont accès qu’aux contacts publics et leurs contacts privés. De plus, les utilisateurs ayant ce rôle ne peuvent supprimer les enregistrements, même pas les enregistrements leur appartenant. Généralement, les utilisateurs restreints sont les assistants, travailleurs temporaires, ou tout autre ayant seulement besoin d’un accès limité aux fonctionnalités.
Lecteur – Donne accès en mode consultation seulement aux utilisateurs. Par exemple, un utilisateur avec le rôle parcourir pourra effectuer des recherches, consulter des données et exécuter des rapports. Les employés temporaires and utilisateurs nécessitant un accès aux informations à titre de référence devraient avoir le rôle parcourir.
Gestionnaire de système - Ce rôle de sécurité, disponible à partir d’Act! v21.1 et versions ultérieures, est conçu pour faciliter la gestion de la base de données Act! par les administrateurs système, les équipes et les partenaires hébergeurs. Les utilisateurs disposant de ce rôle ne nécessitent pas de licence utilisateur, mais leurs permissions sont restreintes à des tâches spécifiques liées à l’accès, à la restauration et à l’intégrité des données. Ils ne peuvent ni consulter, ni modifier, ni créer, nu supprimer des fichiers dans la base de données, ni personnaliser son contenu. Ce rôle permet notamment de :
Gérer les utilisateurs et les équipes
Verrouiller et déverrouiller la base de données
Configurer la stratégie de mot de passe
Vérifier et réparer la base de données
Paramétrer les notifications et le planificateur Act!
Administrer le site Web
Remarque : les utilisateurs avec un rôle Restreint ou Lecteur ne peuvent pas initier de synchronisation, y compris avec Outlook et Google.
Par ailleurs, les administrateurs ont la possibilité d’accorder des autorisations supplémentaires aux utilisateurs ayant un rôle Responsable ou Standard pour leur permettre d’exécuter certaines tâches dans Act!. Ces autorisations peuvent être attribuées en accédant au menu Outils dans Act! Premium Cloud, puis en sélectionnant ‘’Gérer les utilisateurs’’ et en modifiant les informations de l’utilisateur concerné.
Autorisations supplémentaires disponibles :
- Exportation vers Excel : permet d’exporter des données depuis une Vue Liste vers Microsoft Excel.
- Suppression de fiches : autorise la suppression des contacts, sociétés, groupes, séries d’activités, notes, historiques, opportunités et contacts secondaires appartenant à l’utilisateur.
- Administration Emarketing : offre aux utilisateurs standard un accès au module Marketing Automation, si celui-ci est activé sur le compte.
