Les utilisateurs d’Act! développent souvent des habitudes en choisissant d’enregistrer leurs informations dans les Notes ou les Historiques, selon leurs préférences initiales. Or, cette décision est souvent prise par habitude plutôt que de façon réfléchie, ce qui peut limiter la qualité des informations recueillies.
Quand utiliser les Notes et quand utiliser les Historiques?
- Notes : À utiliser pour consigner des observations générales sur un contact. Les Notes n’ont pas de champs pour la durée, le résultat, le suivi, le type d’interaction ou le sujet, car ces détails ne sont pas nécessaires pour décrire un contact.
- Historiques : À utiliser pour enregistrer des interactions concrètes avec un contact, comme une rencontre, un appel ou un courriel. Les Historiques permettent de préciser la durée, le résultat, le suivi requis, le type d’interaction et le sujet de l’activité.
L’importance de bien utiliser chaque fonction :
Les Historiques fournissent une structure qui permet de créer des rapports qualificatifs détaillés :
- Durée totale consacrée aux appels, rencontres, courriels, etc.
- Résultat obtenus et suivi nécessaire.
- Comparaison entre les activités prévus et réalisées.
Les Notes, en revanche, n’offrent que des rapport quantitatifs. Comme le nombre de notes par contact ou par utilisateur. Elles ne permettent pas d’analyser la nature ou l’efficacité des interactions.
En résumé
L’objectif n’est pas de dire que les Notes sont moins utiles que les Historiques, mais de comprendre quant utiliser chaque fonction. Une mauvaise utilisation peut limiter les données disponibles pour prendre des décisions éclairées. En utilisant correctement les Notes et les Historiques, vous obtiendrez des informations plus pertinentes pour optimiser votre gestion de la relation client.
